Cobrança de mensalidades: organize os processos e melhore a gestão dos fluxos de caixa da escola

Diretora, como são gerenciadas as mensalidades na escola? Organize os processos de cobrança e melhore a gestão dos fluxos de caixa da escola.

Cobrança recorrente de mensalidades pode ser um desafio à gestão de escolas. Muitas escolas ainda recebem pagamentos em cheque, lembretes nas agendas ainda são necessários, faltas de pagamentos ocorrem com frequência por esquecimento dos pais ou não recebimento das cobranças. É possível estruturar os processos de cobrança das mensalidades, automatizando o envio das cobranças e de boa parte da comunicação com os pais e responsáveis sobre isso, resolvendo parte considerável dos problemas e direcionando a equipe para os casos mais delicados de inadimplência.

Gestão financeira em escolas – a gestão financeira de uma escola é uma tarefa trabalhosa para a maioria dos administradores, de variados perfis de instituições. Somente o controle das contas a pagar, considerando folha de professores e pessoal administrativo, diferentes tipos de fornecedores, despesas fixas diversas etc., já demanda bastante trabalho e atenção. Gerenciar as contas a receber, entretanto, merece especial consideração, sob pena de comprometer de forma significativa o fluxo de caixa.
Diversos podem ser os problemas relacionados à gestão contas a receber na escola; citamos os mais comuns:

  • Inadimplência: certamente que muitos motivos podem levar os pais ou responsáveis a atrasarem o pagamento das mensalidades, parte deles a demandar tratamento individualizado pela administração da escola. Alguns atrasos devem-se a falhas no processo de comunicação da cobrança ou no instrumento utilizado. São muitas as escolas que ainda dependem de recados ou boletos em papel nas agendas, bem como do envio dos pagamento em cheques, mês-a-mês ou vários adiantados para todo o período.
  • Custos das cobranças: a depender da forma de realização da cobrança, pode-se incorrer em alto custo no processo, seja pelo instrumento utilizado, seja pelo trabalho de processamento e controle que demanda. Ainda, podem ser definidos planos de parcelamento em que são transferidos custos altos de financiamento aos alunos, sem que isso gere ganhos adicionais à escola.
  • Rotina de cobrança: a rotina mensal de preparação das cobranças, envio das comunicações, processamento e acompanhamento junto ao banco, baixa dos pagamentos e recobrança dos atrasados consome muitas horas de trabalho da equipe administrativa. Tratam-se de rotinas que agregam pouco ou nenhum valor à gestão da escola e deveriam ser eliminadas ou automatizadas o máximo possível, liberando boa parte dessas horas para tarefas mais relevantes.

Diferentes soluções podem ser implementadas visando a resolver esses problemas:

  • automatização das cobranças recorrentes, por meio de sistemas online em que são gerenciadas e que centralizam a comunicação com os pais e responsáveis;
  • cobrança via boletos bancários registrados, cartão de crédito ou débito em conta – meios de pagamento eficazes, gerenciados eletronicamente via sistemas e amplamente aceitos;
  • oferecimento de diferentes meios de pagamento aos pais e responsáveis, de forma que cada um possa escolher livremente o que lhe seja mais conveniente;
  • envio dos instrumentos de cobrança via e-mail, SMS, DDA ou outros meios eletrônicos que sejam os mais eficazes em cada caso, de modo a garantir que os pais/responsáveis recebam efetivamente as cobranças;
  • disponibilização de mecanismos automáticos de atualização do pagamento em caso de atrasos (data de vencimento, juros/multa etc.), para que os pais/responsáveis possam resolver eventuais problemas de forma fácil e autônoma.

Analisando a dinâmica financeira de cada escola, é possível ainda identificar outras oportunidades de melhoria na rotina das cobranças, trazendo benefícios às atividades administrativas e à gestão do fluxo de caixa, mas trazendo benefícios também à relação com os pais e responsáveis.
Entre em contato com a CLATHE, pergunte-nos como a estruturação da gestão financeira da escola pode contribuir de forma significativa aos resultados dos negócios.

Responder

Seu email não será publicado

CLATHE Controller – Pacote padrão de serviços

Contratando a CLATHE para estruturar externamente a controladoria da sua empresa, seremos responsáveis pelas rotinas de:

  • faturamento
  • cobrança
  • tesouraria
  • gestão financeira de contratos
  • integração contábil
  • análises financeiras

Ainda, no pacote padrão estão inclusas as seguintes funcionalidades CLATHE:

  • Sistemas de gestão integrado
  • Relatórios financeiros detalhados
  • Plataforma CLATHE Suporte para comunicação financeira
  • Protocolo CLATHE Controller de segurança das informações

Entre em contato conosco: contato@clathe.com ou 11-4933-7503

Caso queira receber imediatamente uma proposta comercial do CLATHE Controller – pacote padrão – informe os dados a seguir sobre a empresa:

  Caso prefira, clique aqui e preencha o Formulário de partida.

×
Assine CLATHE Newsletter

A CLATHE Newsletter apresentará semanal e objetivamente informações relevantes à gestão financeira da sua empresa.

Frequência de 1 a 2 vezes por semana, via e-mail, podendo se descadastrar a qualquer momento.

O conteúdo enviado por e-mail pode ser consultado também em nosso site, seção Expert: clathe.com/expert

[mailchimpsf_form]
×
Sobre a CLATHE

Somos especializados na gestão financeira de pequenas e médias empresas.
Potencializamos a atuação do empresário focada na própria área de conhecimento e onde realmente gera valor à empresa.

Empresa sediada em São Paulo-SP, mas capaz de prestar serviço para empresas sediadas em qualquer local do país. Fundada em 2015.

Diretor Geral

Marcelo Barroso Doutor em contabilidade pela Universidade de São Paulo (FEA/USP), professor de pós-graduação strictu-sensu em ciências contábeis, consultor de empresas especializado em análises e avaliação de desempenho empresarial.

Currículo acadêmico: http://lattes.cnpq.br/9049418503430545

Deixe a controladoria em nossas mãos e faça mais pelo seu negócio!

×

×