Conciliação das vendas por cartões: garantia de recebimento correto

Ao vender com pagamento por cartão de crédito ou débito, pode-se facilmente perder o controle dos valores. Diversos eventos ocorrem em prazos distintos: diferentes taxas são cobradas a depender da bandeira e da forma de pagamento, valores disponíveis são transferidos quase diariamente à conta corrente, contestações de compras (chargebacks) podem ocorrer meses após a realização da venda …

Não fique no escuro nas contas a receber por cartões, nem consuma enorme quantidade de horas da equipe com verificações e checagens manuais; automatize a conciliação de suas vendas e assegure o recebimento correto das contas.


Taxas a tarifas sobre vendas por cartões

Taxas a tarifas sobre vendas por cartões

A depender da empresa que efetiva suas vendas por cartões de crédito e débito – também chamada de adquirente, caso da Cielo, Rede, Stone ou outra entre as várias que estão aportando no mercado brasileiro de comércio eletrônico – variam também os processos e as operações relacionadas ao recebimento dessas vendas. A cada venda efetivada com cartão, diferentes taxas e tarifas são cobradas, conforme o contrato estabelecido e a depender do tipo de transação (crédito ou débito), da bandeira (Visa, Mastercard, Diners etc.), e da forma de pagamento (a vista ou parcelado) — vide ao lado um exemplo de tabela de taxas e tarifas.

Além das taxas de comissão, são também debitadas outras tarifas mensais, como o aluguel do POS ou a disponibilidade da plataforma de e-commerce, por exemplo, bem como valores de compras canceladas pela empresa ou contestadas pelos clientes. Estas contestações – os chargebacks – podem ocorrer meses após a venda e mesmo após o valor já ter sido pago pela adquirente.

O trabalho de checagem destes valores envolve diversas etapas: confirmar (1) se todas as vendas foram registradas pela adquirente (e realmente cobradas dos clientes), (2) se as taxas e tarifas estão sendo cobradas corretamente conforme os detalhes da operação, (3) se eventuais chargebacks estão sendo identificados, analisados e trabalhados tempestivamente junto ao cliente e à adquirente, bem como (4) se os valores estão sendo creditados corretamente na conta corrente da empresa. Para isso, devem ser estruturados processos de conciliação das vendas por cartões a partir das planilhas disponibilizadas pela adquirente.

Para realização completa e adequada dessa conciliação das vendas por cartões com as informações comerciais e financeiras da empresa, sugerimos a realização das seguintes análises:

  1. Conciliação das vendas: a partir das vendas realizadas por cartões, checagem das informações lançadas no sistema gerencial da empresa com as transações registradas no sistema da adquirente (considerando tipo de transação, bandeira e forma de pagamento).
    atenção: todas as vendas realizadas devem ter sido corretamente registradas pela adquirente.
  2. Conciliação das cobranças: verificação das taxas e tarifas debitadas sobre cada operação (considerando suas características versus estabelecimento contratual), bem como das tarifas fixas debitadas periodicamente e dos valores estornados devido a cancelamentos e chargebacks.
    atenção: todas as cobranças devem ocorrer estritamente conforme estabelecido em contrato com a adquirente.
  3. Conciliação das liquidações: checagem das transferências para conta corrente da empresa dos valores disponíveis na conta na adquirente.
    atenção: vencendo-se os prazos de pagamento de cada transação, os valores líquidos devem ser transferidos para a empresa.

É fato que a conciliação de vendas por cartões gera uma enorme quantidade de tarefas e um volume de trabalho considerável. Uma solução é contratar sistemas de conciliação automática, mesmo que esta iniciativa ainda demande integração entre sistemas e gestão e análise das informações. Por outro lado, vai ajudar a reduzir drasticamente o tempo gasto nessas tarefas e ainda agregar agilidade na resolução dos chargebacks e produtividade na gestão das contas a receber.

Entre em contato com a CLATHE para saber mais sobre conciliação de transações por cartões e o que podemos fazer por sua empresa. Nossos controllers são especializados em gestão financeira de pequenas e médias empresas e poderão lhe indicar os melhores caminhos para isso.

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Marcelo Barroso Doutor em contabilidade pela Universidade de São Paulo (FEA/USP), professor de pós-graduação strictu-sensu em ciências contábeis, consultor de empresas especializado em análises e avaliação de desempenho empresarial.

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