Boas práticas de relacionamento com fornecedores

Gestão do relacionamento com fornecedores e parceiros de negócios é atividade estratégica na condução dos negócios, haja vista a dependência que temos sobre produtos e serviços contratados deles para atendimento aos nossos próprios clientes. Não obstante ao estabelecimento e ao exercício de uma política estruturada de desenvolvimento e qualificação de fornecedores, também é fundamental estabelecer procedimentos para o relacionamento operacional financeiro. Boas práticas de relacionamento com fornecedores merecem portanto ser implantadas no dia-a-dia de nossas atividades gerenciais.

Quando falamos sobre a rotina financeira relacionada à gestão dos fornecedores, muitas vezes nos atentamos apenas à recepção de notas fiscais e boletos de cobrança e à operacionalização das contas a pagar. Esta rotina pode demandar bastante do nosso tempo, além de ser maçante em alguns momentos. Gestão de fornecedores, inclusive no âmbito operacional financeira, deve ser conduzida com bastante critério, bem como estar orientada em procedimentos específicos internos e a regras impostas a eles externamente.
Gestão ineficiente das operações com fornecedores podem acarretar alguns problemas:

  • pagamentos incorretos, a maior ou a menor, por falta de controle dos valores e da quantidade de parcelas, ou mesmo de exigências específicas para liberação da transação;
  • falta momentânea de caixa, devido à dificuldade na previsão dos fluxos financeiros e à falta de controle dos pagamentos dos diferentes tipos de contas;
  • tratamento tributário incorreto das contas a pagar, seja pelo faturamento incorreto pelo fornecedor (códigos tributários, impostos retidos etc.) ou pela não retenção no pagamento de impostos incidentes sobre a nota fiscal sob responsabilidade da empresa;
  • excesso de trabalho operacional na área de contas a pagar, especialmente por repetição diária das mesmas tarefas, sem agrupamento ou otimização de qualquer natureza, ou por erros de procedimentos que demandem algum retrabalho, na própria empresa ou no fornecedor;
  • falta de controle do impacto dos diversos gastos sobre os resultados da empresa, desconhecendo-se suas naturezas fixas ou variáveis em relação aos negócios, ou mesmo seu peso sobre as diferentes áreas de resultados e centros de custos.

É possível, entretanto, estabelecer procedimentos adequados para essa operacionalização, orientando a empresa para boas práticas de relacionamento com fornecedores. Apresentamos a seguir algumas orientações específicas sobre isso:

  1. defina datas fixas no mês para realizar pagamentos, de preferências Duas ou no máximo Três:
    • não é adequado realizar pagamentos em quaisquer dias do mês, seguindo simplesmente as datas indicadas pelos fornecedores, tanto por motivos operacionais, quanto para melhor controle dos fluxos de caixa;
    • os fornecedores normalmente adaptam-se com facilidade a estas regras, sejam pagamentos regulares ou esporádicos, sendo fundamental entretanto informar e esclarecer as regras da melhor forma possível e com algum antecedência à efetiva implementação;
    • uma prática que costuma funcionar bem é definir o dia 1o do mês para pagamentos de salários, benefícios e contas de concessionárias (energia, água, gás, telefone etc.) e os dias 10 e 20 para pagamentos das demais contas;
    • no caso de contas esporádicas ou sem periodicidade regular, devem-se definir também regras de antecedência do faturamento / emissão do instrumento de cobrança e da programação do pagamento; por exemplo, faturas emitidas entre os dias 01 e 10 do mês são pagas no dia 20, e faturas emitidas entre os dias 11 e 30 são pagas no dia 10 do mês seguinte, permitindo assim pelo menos dez dias para programação adequada dos fluxos de caixa;
  2. elabore e divulgue aos fornecedores um informativo sobre as regras e condições de pagamento seguidas pela empresa, discriminando:
    • dados cadastrais completos, incluindo inscrições (federal, estadual e municipal), regime tributário, endereço de e-mail para envio de nota fiscal eletrônica e cobrança, e contato das áreas fiscal e financeira da empresa;
    • meio de pagamento preferido ou que utiliza obrigatoriamente, bem como meios de pagamento ou situações em que não realiza pagamento (p.e. depósito em conta de terceiros, certidão negativa expirada etc.);
    • eventual necessidade de preenchimento de formulário cadastral ou de cumprimento de procedimentos específicos para cadastramento de fornecedores (exigência de certidões negativas, documentos/declarações a serem entregues em original, com assinatura/carimbo etc.);
    • questões tributárias específicas aplicáveis aos fornecedores da empresa, por exemplo, situações em que seria obrigada a realizar retenções de impostos;
  3. mantenha atualizados cadastros e informações sobre os fornecedores, seus contratos com a empresa e a classificação dos gastos em relação aos centros de responsabilidade e categorias contábeis:
    • mantenha atualizado o cadastro dos fornecedores, incluindo dados sobre os tipos de produtos e serviços fornecidos e as pessoas de contato responsáveis por diferentes questões;
    • se possível, utilize um formulário online para recebimento/atualização de informações de fornecedores novos/atuais, coletando todos os dados necessários à boa gestão dos contratos e gastos da empresa com eles;
    • mantenha atualizada e acessível à área financeira a relação dos contratos firmados com fornecedores, mesmo que de curto prazo, de forma que possam acessar e conferir sempre que necessário;
    • mantenha atualizado também o detalhamento da classificação dos diversos tipos de gastos conforme os departamentos (centros de responsabilidade) versus as categorias contábeis relevantes à empresa;
  4. se possível, utilize sistemas gerenciais financeiros com funcionalidades específicas para automatização ou facilitação de rotinas relacionadas à gestão dos fornecedores:
    • captura automática de notas fiscais emitidas contra a empresa (NF-e/SEFAZ), mesmo que o fornecedor não tenho informado seu e-mail ou lhe enviado o xml;
    • realização no próprio sistema da Manifestação do Destinatário, informando no sistema (e então automaticamente à SEFAZ) se a operação foi ou não confirmada ou se a operação é desconhecida;
    • controle de contratos com fornecedores, registrando e alertando sobre prazos, quantidade de parcelas a serem pagas, valores envolvidas, exigências relacionadas ao pagamento das parcelas etc.;
    • disponibilização de Página do Fornecedor, com acesso seguro e detalhamento para cada fornecedor das programações de pagamentos realizadas pela empresa (datas, valores, estágio no processo, contatos dos responsáveis etc.).

Na CLATHE Consultoria Empresarial, operacionalizamos as rotinas financeiras de pequenas e médias empresas incluindo a implementação dessas e de outros conjuntos de boas práticas gerenciais, pois acreditamos que têm impacto direto nos resultados dos negócios delas. Fale conosco sobre isso, teremos satisfação em orientar sobre as melhores formas de estruturar a gestão financeira de sua empresa.

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Marcelo Barroso Doutor em contabilidade pela Universidade de São Paulo (FEA/USP), professor de pós-graduação strictu-sensu em ciências contábeis, consultor de empresas especializado em análises e avaliação de desempenho empresarial.

Currículo acadêmico: http://lattes.cnpq.br/9049418503430545

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