Emissão de Nota Fiscal Eletrônica: descontinuado o sistema oficial gratuito, exigência de adaptação

A partir de Janeiro de 2017, será descontinuado o sistema emissor oficial de Nota Fiscal Eletrônica (NFe), demandando das empresas que vendem produtos com tributação estadual a migrarem seus processos para outros sistemas de emissão de notas fiscais. Você utiliza este sistema gratuito da Secretaria da Fazenda de São Paulo? Como fará a partir de agora?

Com o advento do Sistema Público de Escrituração Digital no Brasil – SPED – muitos processos operacionais das empresas têm sido migrados para rotinas digitais padronizadas, integradas com secretarias de fazenda dos estados e dos municípios e validadas por meio de certificados digitais tanto das empresas quanto das pessoas com prerrogativas legais sobre elas. Diferentemente do que possamos pensar a princípio, as mudanças não se contêm à contabilidade das empresas, mas afetam direta ou indiretamente diversas outras áreas (devendo ainda se disseminar cada vez mais).
A emissão das notas fiscais quando da ocorrência das vendas – bem como eventuais cancelamentos e correções – vem sendo feita eletronicamente, tanto no âmbito dos Municípios para o faturamento das prestações de serviços, quanto no âmbito dos Estados para o faturamento das vendas de produtos (comércio e indústria). As notas são emitidas eletronicamente não somente porque utilizam-se softwares e computadores nas empresas para isso, mas especialmente porque são emitidas diretamente nos sistemas das secretarias de fazenda dos Estados e dos Municípios, imediatamente registrando-se o faturamento e disponibilizando a informação ao respectivo destinatário. Tudo centralizado, com segurança da informação e garantia da validade jurídica dos documentos na forma digital.
Especificamente no caso da venda de produtos, regulada em âmbito estadual, diversas informações compõem a nota fiscal, sobre o emitente, o destinatário, os itens vendidos, os preços cobrados, descontos, impostos incidentes, transporte etc. Todas essas informações são gravadas em um arquivo com um formato pré-determinado que, antes de ser enviado à respectiva Secretaria de Fazenda estadual, deve ser assinado com o certificado digital da empresa emitente. Trata-se de um processo de razoável complexidade, considerando adicionalmente que as legislações estaduais que regem tais processos são alteradas com muita frequência.
Assim, a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo (SEFAZ/SP) havia desenvolvido um sistema para emissão das notas fiscais, acessível gratuitamente e passível de ser usado em outras unidades da federação. Com algumas funcionalidades, atendia necessidades básicas relacionadas à emissão de notas fiscais, incluindo gerenciamento das notas, cancelamento e impressão do respectivo documento auxiliar (DANFE).
Não obstante, a partir de 01/01/2017, este sistema será descontinuado, não sendo mais possível realizar seu download para instalação, bem como não sendo mais disponibilizadas atualizações ao sistema relacionadas à geração, validação e emissão das notas fiscais nas diversas secretarias estaduais. Quem já tiver o software, poderá continuar utilizando-o, mas ciente que em algum momento o processo de emissão não mais funcionará, haja vista mudanças nas regras de validação das notas, e não poderão mais emiti-las por meio dele.

Há diversas opções de sistemas para emissão de notas fiscais eletrônicas estaduais, gratuitos ou pagos, com mais ou menos funcionalidades principais e acessórias. Considerando que muitas empresas deverão alterar seus processos de faturamento, em especial pela escolha de um novo sistema para emissão e gestão das notas fiscais, preparamos uma lista de funcionalidades a serem consideradas:

Funcionalidades principais, fundamentais no processo de gestão das notas fiscais eletrônicas:

  • capacidade para diversas operações fiscais, diretamente na respectiva secretaria de fazenda: além da emissão de notas de vendas, também emissão de cartas de correção e de notas de devolução e de remessa de produtos, bem como os respectivos cancelamentos;
  • “aprendizagem” automática das configurações tributárias específicas à empresa, em termos de CFOP e UF: guarda das configurações e preenchimento automático dos diversos campos quando das próximas emissões similares, facilitando e acelerando o processo;
  • capacidade para operações interestaduais, especialmente nos casos em que se aplica o diferencial de alíquotas nas vendas para consumidores finais;
  • inclusão automática da informação sobre carga tributária incidente sobre valor faturado na nota fiscal, a partir de tabelas pré-carregadas ou, se possível, de integração online com sistema da instituição que fornece as estimativas de tributação (exemplo do sistema “De Olho no Imposto”, do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação-IBPT);
  • guarda segura dos arquivos digitais assinados eletronicamente ao menos pelo prazo legal obrigatório de 05 anos, bem como disponibilização para consulta e exportação a qualquer momento, individualmente ou em bloco (envio para contabilidade, backup em meios próprios, integração com sistemas integrados de gestão etc.);
  • impressão e e-mail automático ao destinatário (formatos XML e PDF) do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE;
  • cadastramento dos clientes, produtos e transportadoras em banco de dados para utilização nas notas fiscais;
  • possibilidade de acesso online, de forma segura, e que mantenha salvo o certificado digital da empresa para utilização nas diversas operações.

Funcionalidades acessórias, muito úteis no processo gerencial:

  • geração automática da Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais – GNRE, necessária quando da realização de operações interestaduais que exijam o recolhimento de tributos para os estados de destino (operações de vendas interestaduais sujeitas a substituição tributária ou a partilha de ICMS);
  • possibilidade de emissão conjunta à nota fiscal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDF-e, quando do transporte dos produtos com veículo próprio, arrendado ou autônomo;
  • geração de “pré-DANFE”, para visualização das informações na nota fiscal antes da efetiva emissão: permite a checagem das informações e identificação de eventuais erros;
  • possibilidade de consulta dos status da emissão da nota fiscal e do respectivo e-mail de envio ao destinatário (mensagem entregue, mensagem lida e link de abertura da nota clicado);
  • possibilidade de inutilização de numeração de notas fiscais, integrando automaticamente com o sistema da secretaria estadual e arquivando os respectivos protocolos.

Estamos muito próximos do prazo de descontinuidade do sistema gratuito utilizado ainda por muitas empresas, daí iniciando um período de incerteza na rotina de faturamento e de gestão de notas fiscais. Quanto antes for identificado um novo sistema para operacionalização desse processo, certamente melhor e menos arriscado às operações. Melhor ainda se implementado um sistema de gestão integrado, relacionando o faturamento com as diversas outras rotinas gerenciais inerentes aos negócios da empresa, como produção, vendas, cobrança, tesouraria, integração contábil etc.
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