Gestão Online de Contratos

Estruture a gestão dos contratos com seus clientes, incluindo a geração automática e a assinatura online dos documentos — contratos, aditivos, distratos, anexos ou termos especiais.
Com o CLATHE Invoice | Contratos, a gestão dos documentos contratuais e infracontratuais será assim realizada:

  • Plataforma online para centralização dos documentos contratuais e infracontratuais.
  • Acompanhamento automatizado do período de vigência e avisos sobre encerramento e renovação.
  • Armazenamento online seguro dos documentos atrelados aos contratos, inclusive das versões assinadas eletronicamente.
  • Verificação do status dos documentos enviados para assinatura (assinado completamente, assinado parcialmente, aguardando assinaturas, cancelado ou expirado).
  • Geração dos documentos contratuais e infracontratuais automaticamente, mesclando dados variáveis nos modelos de documentos previamente definidos.
  • Utilização de modelos diversos, para quaisquer produtos ou condições contratuais.
  • Customização do formulário online para envio dos dados variáveis.
  • Envio dos dados em formulário Único – somente usuários na empresa – ou Duplo – dados cadastrais solicitados ao cliente
  • Envio de mensagem aos signatários para assinatura online do documento.
  • Cobrança automática em caso de não assinatura.
  • Autenticação obrigatória do signatário antes da confirmação da assinatura.
  • Validação dos dados do signatário na base da Receita Federal do Brasil (Nome x CPF x Data de nascimento).
  • Envio para assinatura de documentos avulsos (gerados em PDF pelo próprio usuário).
  • Assinatura eletrônica disponibilizada pela plataforma Clicksign, com validade jurídica (saiba mais).
  • Integração com demais serviços CLATHE Invoice.
  • Inclusão dos contratos na sequência de faturamentos — recorrentes, parcelados ou pontuais (bem como alteração com aditivos ou encerramento com distratos).

Casos de uso

  • Gestão e assinatura dos contratos de serviços educacionais, curriculares e extracurriculares.
  • Possibilidade de geração do contrato e disponibilização para assinatura (online ou em papel) com a mãe/o pai ou responsável ainda na escola, para fechamento imediato da matrícula.
  • Geração automática e assinatura eletrônica também de termos especiais de autorização escolar.
  • Eliminação da impressão e da manipulação em papel de documentos contratuais e auxiliares.
  • Gestão e armazenamento online dos contratos e aditivos dos alunos, beneficiando inclusive os responsáveis financeiros.
  • Gestão e assinatura dos contratos de prestação de serviços — pontuais e recorrentes.
  • Eliminação da impressão e da manipulação em papel de documentos contratuais e auxiliares.
  • Gestão e armazenamento online dos contratos e aditivos dos serviços prestados, beneficiando inclusive os clientes.
  • Gestão e assinatura dos contratos de prestação de serviços — pontuais e recorrentes.
  • Eliminação da impressão e da manipulação em papel de documentos contratuais e auxiliares.
  • Gestão e armazenamento online dos contratos e aditivos dos serviços prestados, beneficiando inclusive os clientes.
  • Gestão e assinatura dos contratos, aditivos e distratos de locação de imóveis.
  • Gestão e assinatura dos contratos de compra e venda de imóveis, incluindo todas as partes envolvidas.
  • Eliminação da impressão e da manipulação em papel de documentos contratuais e subjacentes.
  • Gestão e armazenamento online dos contratos e aditivos, beneficiando inclusive os clientes.
  • Gestão e assinatura online de contratos e documentos diversos.
  • Possibilidade de contratação do plano livre, sem custo mensal inicial, podendo enviar para assinatura documentos avulsos.
  • Gestão e armazenamento online dos contratos e outros documentos.

Planos disponíveis

Do tamanho que precisar Pacotes com custos regressivos
Livre Pequeno Médio Grande
(zero)
R$ 179,00 /mês
R$ 309,00 /mês
R$ 1.259,00 /mês
CARACTERÍSTICAS
CARACTERÍSTICAS
  lote de contratos gerenciados
lote de contratos gerenciados n/a 70 120 500
  lote de documentos finalizados por contrato, a cada 12 meses
lote de documentos finalizados por contrato, a cada 12 meses 1 3
  quantidade máxima de modelos de documentos
quantidade máxima de modelos de documentos 3 5
  lote de documentos avulsos
lote de documentos avulsos 0 0 5 20
 
OUTROS CUSTOS
OUTROS CUSTOS
  Valor mensal por contrato adicional a ser gerenciado (além do pacote)
Valor mensal por contrato adicional a ser gerenciado (além do pacote)

Valor por documento adicional a ser assinado
R$ 11,00 R$ 9,00 R$ 6,00 R$ 5,00
FUNCIONALIDADES
FUNCIONALIDADES
  Gestão online dos contratos com clientes
Gestão online dos contratos com clientes
  Geração automática dos documentos contratuais e infracontratuais
Geração automática dos documentos contratuais e infracontratuais
  Utilização de diversos modelos de documentos, para diversos produtos ou condições contratuais
Utilização de diversos modelos de documentos, para diversos produtos ou condições contratuais
  Customização das mensagens e telas no processo de assinatura, com identificação e logomarca da empresa
Customização das mensagens e telas no processo de assinatura, com identificação e logomarca da empresa
  Customização do formulário de envio das informações variáveis
Customização do formulário de envio das informações variáveis
  Encaminhamento para assinatura eletrônica em plataforma online, com validade jurídica
Encaminhamento para assinatura eletrônica em plataforma online, com validade jurídica
  Encaminhamento para assinatura de documentos avulsos
Encaminhamento para assinatura de documentos avulsos
  Armazenamento e controle dos documentos gerados e assinados ou cancelados
Armazenamento e controle dos documentos gerados e assinados ou cancelados
  Painel eletrônico online para controle dos documentos gerados
Painel eletrônico online para controle dos documentos gerados
  Integração com plataforma de faturamento, contas a receber e cobrança - CLATHE Invoice
Integração com plataforma de faturamento, contas a receber e cobrança - CLATHE Invoice

Perguntas frequentes

A assinatura eletrônica do documento ocorre em cinco passos:

  1. Cada signatário receberá uma mensagem personalizada por e-mail informando sobre o documento para visualizar e assinar.
  2. Ao clicar para Visualizar e Assinar, o signatário poderá ler todo o documento, ou mesmo baixá-lo no computador e ver a lista dos demais signatários.
  3. Estando de acordo, clicará no botão Assinar disponível na tela. Será solicitado a confirmar o Nome completo, número do CPF e Data de nascimento. [Estes dados serão checados na base da Receita Federal do Brasil.]
  4. Seguindo adiante, receberá novamente no email pessoal um código temporário (token) gerado especialmente para aquela assinatura e com prazo curto de expiração.
  5. Deverá voltar na tela da assinatura e digitar ou colar o token no campo apropriado e clicar em Finalizar.

Pronto, documento assinado. Após a assinatura de todos os signatários, todos receberão uma cópia do documento com os registros eletrônicos de todas as assinaturas, com validade jurídica.

A geração automática de documentos contratuais e infracontratuais (contrato, aditivo, distrato, anexo ou termo especial) é feita pela mesclagem de dados variáveis específicos sobre modelos de documentos.

O modelo de documento é o arquivo tipo DOCX (MS-Word) que contém o texto daquele documento (cláusulas contratuais do contrato, do aditivo etc.), sendo de total responsabilidade do usuário. Ninguém da CLATHE abre esses arquivos, menos ainda faz qualquer tipo de alteração ou ajuste nos modelos. Eles deverão ser elaborados e carregados na plataforma pelo usuário.

Para a geração dos documentos prontos, os modelos são mesclados com dados variáveis relacionados ao respectivo cliente x contrato x documento específico: razão social, CNPJ e endereço do cliente, nome e CPF dos signatários, objeto do contrato, especificidade do documento (por exemplo, termo específico do aditivo ou do anexo em questão).

Os dados variáveis específicos de cada documento — exceção aos dados cadastrais do cliente e ao objeto do contrato, informados somente no cadastramento do Contrato em si — são informados quando da solicitação do documento, por meio de formulário online na plataforma.

Além dos documentos gerados automaticamente a partir dos modelos, é possível encaminhar para assinatura e incluir na plataforma de gestão também documentos avulsos. Nestes casos, o usuário elabora o documento integralmente, deixando-o pronto para assinatura (nenhum campo variável ou em branco), e carrega o respectivo arquivo PDF na plataforma. O documento avulso será integrado ao respectivo Contrato gerenciado pelo CLATHE Invoice e será encaminhado para assinaturas eletrônicas dos signatários indicados.

No processo de assinatura eletrônica, o signatário é verificado de duas formas diferentes: eletronicamente, confirmando os dados pessoais na base da Receita Federal do Brasil (Nome completo, número do CPF e Data de nascimento), e pessoalmente, confirmando o token enviado para um meio de contato pessoal (e-mail).

O documento assinado eletronicamente fica protegido contra alterações por meio de uma tecnologia chamada hashing. Com a utilização de um algoritmo de criptografia SHA-256 de alta segurança, o documento é assinado eletronicamente e pode ser verificado posteriormente para assegurar que não sofreu alterações.

A validade jurídica da assinatura eletrônica é descrita em diversas normas, incluindo a Medida Provisória nro. 2200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil; link). No artigo 10, § 2, desta norma, é assim estabelecido:

O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Assim, sendo aceitos outros meios de comprovação de autoria e integridade, a CLATHE utiliza a plataforma de assinatura eletrônica da Clicksign (saiba mais), autoridade certificadora privada que oferece meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos em conformidade com os melhores padrões de assinatura eletrônica mundiais.

Gestão de contratos implica a centralização e automatização de alguns processos relacionados a eles, como a geração dos documentos, o encaminhamento para assinaturas eletrônicas, o armazenamento seguro das versões originais e finalizadas, o controle do período de vigência e o aviso sobre encerramento e renovação.

Cada Contrato, como expressão jurídica da relação entre pessoas físicas e jurídicas, pode ser materializado por meio de vários documentos. Além do ‘contrato’ propriamente dito — o primeiro documento da série, que registra o início da relação — também aditivos, anexos e termos especiais, até o distrato.

A assinatura dos documentos é uma parte do processo de gestão dos contratos, sendo também administrada pela CLATHE até que cada documento seja assinado por todos os signatários.

O Pacote Livre não gera cobrança fixa a priori pela utilização da plataforma. A cobrança é gerada apenas quando são inseridos contratos para gestão por meio do CLATHE Invoice e encaminhados documentos para assinatura. Nestes casos, para cada contrato gerenciado — e independentemente da quantidade de documentos não-avulsos finalizados por contrato — será cobrado o valor mensal indicado no quadro acima, pelo prazo mínimo de 03 meses e até que sejam arquivados.

Sendo assim, no Pacote Livre:

  • o pagamento por Contrato gerenciado pela plataforma é mensal, pelo valor unitário indicado no quadro dos planos disponíveis;
  • o pagamento mensal por Contrato gerenciado ocorre até que seja arquivado;
  • após arquivamento, ficam disponíveis para consulta e download os documentos gerados até então, mas não podem ser gerados novos documentos;
  • cada contrato inserido na plataforma permenece gerenciado e gerando cobrança mensal por pelo menos 03 meses antes de poder ser arquivado;
  • pode ser gerada qualquer quantidade de documentos (contrato, aditivo, distrato, anexo ou termo especial) para cada Contrato gerenciado, a partir dos modelos;
  • pode ser utilizada qualquer quantidade de modelos de documentos;
  • podem ser inseridos e encaminhados documentos avulsos, considerando o valor unitário também indicado no quadro acima.

Os Contratos com clientes deixam de ser considerados na contagem dos Planos Pequeno, Médio e Grande, bem como na cobrança do Plano Livre, quando são arquivados.

Arquivar um contrato implica que não poderá mais receber novos documentos, mesclados ou avulsos, nem será mais controlado pelo prazo de vigência ou verificado quanto a encerramento ou renovação. Poderá ainda ter seu histórico consultado, bem como baixados os documentos gerados e finalizados até então.

Os Contratos gerenciados serão arquivados automaticamente quando gerados seus distratos ou manualmente por solicitação na plataforma, em ambos os casos após três meses da geração do primeiro documento.

Os Contratos gerenciados são considerados na contagem da utilização da plataforma quando se tornam ativos e até que sejam arquivados. O Contrato gerenciado é considerado ativo quando é gerado e encaminhado para assinatura o primeiro documento (mesclado ou avulso). Ele é arquivado automaticamente quando gerado seu distrato ou manualmente por solicitação na plataforma (ambos após prazo mínimo de três meses da ativação).

Seguindo política de cobrança justa pela utilização da plataforma CLATHE Invoice, o plano contratado será aumentado ou diminuído automaticamente sempre que possível para que gere a menor cobrança mensal no período (a não ser se expressamente desativada esta alteração automática).

CLATHE Controller – Pacote padrão de serviços

Contratando a CLATHE para estruturar externamente a controladoria da sua empresa, seremos responsáveis pelas rotinas de:

  • faturamento
  • cobrança
  • tesouraria
  • gestão financeira de contratos
  • integração contábil
  • análises financeiras

Ainda, no pacote padrão estão inclusas as seguintes funcionalidades CLATHE:

  • Sistemas de gestão integrado
  • Relatórios financeiros detalhados
  • Plataforma CLATHE Suporte para comunicação financeira
  • Protocolo CLATHE Controller de segurança das informações

Entre em contato conosco: contato@clathe.com ou 11-4933-7503

Caso queira receber imediatamente uma proposta comercial do CLATHE Controller – pacote padrão – informe os dados a seguir sobre a empresa:

  Caso prefira, clique aqui e preencha o Formulário de partida.

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Sobre a CLATHE

Somos especializados na gestão financeira de pequenas e médias empresas.
Potencializamos a atuação do empresário focada na própria área de conhecimento e onde realmente gera valor à empresa.

Empresa sediada em São Paulo-SP, mas capaz de prestar serviço para empresas sediadas em qualquer local do país. Fundada em 2015.

Diretor Geral

Marcelo Barroso Doutor em contabilidade pela Universidade de São Paulo (FEA/USP), professor de pós-graduação strictu-sensu em ciências contábeis, consultor de empresas especializado em análises e avaliação de desempenho empresarial.

Currículo acadêmico: http://lattes.cnpq.br/9049418503430545

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